ما الذي يجب أن تفعله لزيادة إنتاجيتك على برنامج الوورد

استخدام برنامج الوورد بشكل يومي يسهل علينا العديد من الوظائف والأعمال، لكن ما قد يجهله البعض أن استخدام برنامج الوورد في حد ذاته يحتاج لطرق مساعدة لزيادة إنتاجيتك من خلال البرنامج، مما يعود بنفع أكبر عليك من حيث توفير الوقت والجهد، وتلك الطرق التي سأتناول بعضها هنا لا أزعم أنها حلول سحرية ولا يوجد غيرها، بل هي تمهيد لك لتفكر وتحفز عقلك في البحث عن طرق أخرى لزيادة إنتاجيتك.

غير لغة برنامج الوورد

إن كنت وصلت إلى هذا الموضوع عن طريق البحث أو عن طريق الضغط على الرابط في أي مكان، فأنت بالتأكيد تتحدث اللغة العربية، لذا وقبل أي شيء قم بتغيير لغة البرنامج إلى اللغة العربية، لا تفكر فيما فكرت به من قبل، ان الإنجليزية هي اللغة العالمية، وباختيارها ستزيد من تعلمك لمصطلحات جديدة، والتعرف على شروحات أكثر، نعم سيحدث هذا إن كنت تجيد الإنجليزية بالفعل، وتكتب بالإنجليزية دائماً على برنامج الوورد، لكن غير ذلك.. فبرنامج الوورد ليس مكان لتعلم اللغة الإنجليزية، لا تصدقني!! جرب تغيير لغة البرنامج لتعلم مصطلحات جديدة من لغة أخرى.

لماذا أبدأ بتلك الفقرة في موضوع كهذا؟ لأنني مررت بذلك دون أي فائدة تذكر، شيء يشبه التسويف ولا أعرف له مصطلح. لكن بعد تغيير لغة البرنامج للغة العربية زادت إنتاجيتي بشكل كبير جداً، يكفي أنني تعرفت على وظائف كانت أمامي طوال تصفحي للبرنامج ولم أكن أعرفها، فقط بوقوفك بالمؤشر عليها ستعرف وظيفة تسهل عليك العمل، وفوق كل ذلك وهو الأهم "شريط البحث" والذي لا يفيدني فقط في الوورد بل في غالبية برامج الأوفيس، فهو يختصر عليَّ الوقت سواء بشرح ما أريد أو تطبيقه بشكل أسرع.

استخدم الاختصارات

في برنامج الوورد يوجد اختصار لكل شيء تقريباً، فقط بمجرد الوقوف بالمؤشر سيظهر لك اختصار ما تقف عليه، بالإضافة إلى هذه الاختصارات هناك أدوات تستخدمها بكثرة وبشكل يومي، حاول أن تفكر وتجمع تلك الأشياء وقم بعمل اختصار له عن طريق الضغط عليها بزر الفأرة الأيمن، والضغط على أول خيار وهو "إضافة إلى شريط أدوات الوصول السريع" [رقم (1)]، ستظهر لك بشكل أيقونة في أعلى شريط بالبرنامج مهما انتقلت في تبويبات البرنامج، وستختصر عليك وقت أكثر مما تتخيل.

مثلاً لدي استخدم العديد من الأدوات بشكل يومي [رقم (2)]، أقوم بتغيير ترتيبها عن طريق الضغط على السهم الجانبي [رقم (3)] واختيار "أوامر إضافية" ثم إعادة ترتيبها من القائمة الموجودة على اليسار "تخصيص شريط أدوات الوصول السريع" عن طريق الأسهم الجانبية. الأدوات التي استخدمها -كمثال- بداية من اليمين [رقم (2)]:

• زر الحفظ: لحفظ المستند بشكل دوري.
• تقسيم الصفحات: لعمل فاصل والانتقال بشكل سريع للصفحة التالية بدلاً من الضغط على زر Enter بشكل خاطئ.
• اتجاه النص: للتعامل بشكل أسرع مع اتجاه النصوص العربية واللغات الأخرى.
• نسخ التنسيق: لنسخ تنسيق أي شيء ولصقه في نفس الوقت.
• زر استبدال: أكثر زر استخدمه في الملفات الكبيرة لاستبدال الأخطاء والنصوص والتنسيقات.
• تحويل النص لجدول: كما قرأت، بعد تحديد النصوص وبترتيب وخيارات معينة ستوفر عناء إعداد جدول بذلك الخيار.
• التظليل: استخدمه لتظليل الجداول بشكل أسرع بدلاً من الرجوع للتبويب الخاص به.
• الترقيم: للترقيم بآخر ترقيم اخترته أو اختيار أي ترقيم جديد.
• محاذاة للوسط: هذه خاصة بتوسيط النصوص في خلايا الجدول.
• زر البحث: خاص بإضافة الآيات القرآنية بالتشكيل على الوورد عند الضغط عليه يستبدل الآية بالتشكيل.
• إدراج حاشية سفلية: خاص بإدراج المراجع والهوامش.
• زر اللصق: للصق السريع.

الكتابة بسرعة (الكتابة اللمسية)

• كتابة الصوتيات ستجعلك تكتب بشكل أسرع لتلحق بالمتحدث. 
• كتابة النصوص ستجعلك تكتب بشكل أفضل وصحيح.

إلى جانب ذلك أبحث عن مواقع الطباعة المباشرة، تلك المواقع التي تعطيك نص وتحدد لك وقت تكتب خلاله النص، لتحسب سرعة كتابتك بشكل يومي في نفس الوقت الذي تتدرب به على الكتابة السريعة، وغالبيتها يعطيك الحروف التي أخطأت بها، تلك الحروف حاول التركيز عليها إن تكررت في العادة إما تكون صادرة عن القراءة الخاطئة والتي ستتكرر معك في نصوص أخرى، أو لوقوع أصبعك على المفتاح الخطأ وهو شيء بديهي لكن عليك تجنب نفس الخطأ حتى لا تتعود عليه، وبالتالي لن يتعود أصبعك على الضغط على المفاتيح الصحيحة.

تعود دائماً عند كتابة الملفات النصية أن تفتح خيار تقسيم الشاشة بوجود بغالبية الأنظمة، وبشكل أفضل ستجده في ويندوز 11، افتح الملف سواء PDF أو الصورة أو حتى الملف الصوتي على اليمين وبرنامج الوورد على اليسار -الاتجاه الذي تفضله- وابدأ بالكتابة والتقليب. فطريقة فتح الملف بالأسفل والعودة لها في كل مرة هي أكبر خطأ قد ترتكبه أياً كان نوع الملف. كما يوجد برامج ومواقع للكتابة الملفات الصوتية عن طريق زر إيقاف/تشغيل، لكنني لا أفضلها لأن الكتابة تكون من خلالها وليس من خلال برنامج الوورد. يمكنك أيضاً استخدام سماعة الرأس أو سماعة البلوتوث التي تعمل باللمس للتشغيل والإيقاف بشكل أسرع.

الأنماط ونسخ التنسيق

أكثر الطرق التي ستفيدك أيضاً هو استخدام الأنماط ونسخ التنسيق، عن طريق الأنماط مثلاً يمكنك وضع عشرات الأنماط بتنسيقات مختلفة، سواء للعناوين أو للفقرات، فمثلاً تحتاج أن يكون العنوان الرئيسي بحجم 20 ولون أحمر ومائل..إلخ ويتكرر معك، لذا بدلاً من تكرار كل خطوة ستعد لها نمط عند الضغط عليه سيتغير التنسيق. هذه الأنماط لن تفيدك فقط في العناوين، بل في كل التنسيقات تقريباً، سواء كانت فقرات أو حتى ترقيم أو اقتباس.. وغيرها. بالإضافة إلى ذلك يمكنك تحديد كل النصوص التي تتبع نمط واحد في نفس الوقت وتغييرها في نفس الوقت. وسيظهر لك عدد العناوين أو الفقرات التي تتبع كل نمط، مما يفيدك في اختصار وقتك.

إن فتحت الأنماط وتدربت عليها قد لا تحتاج لنسخ التنسيق -أشرت لها سابقاً- إلا في حالات قليلة، فعن طريق تلك الأداة يمكنك نسخ النمط بشكل أسرع، هذا بالإضافة لمعالجة أخطاء الأنماط مثل اتجاه النص ووضعه في مكان معين من خلال مسطرة الوورد، وهو ما قد يصعب عليك عن طريق الأنماط، فيمكنك تعديل المسطرة بعد النمط ثم نسخ تنسيقه لاحقاً.

استبدال النصوص

لا تقل عن نسخ التنسيق في أهميتها، بل قد تكون أكثر أهمية منها، فمن الخطأ أن تقوم بتعديل كل كلمة مكتوبة بشكل خاطئ على عدة مرات في صفحات منفصلة، فطالما أنك متأكد من أنها مكتوبة بشكل خاطئ أياً كانت القاعدة النحوية التي تتبعها أو شكل الكلمة في اللغة نفسها، يجب عليك أن تستبدلها مرة واحدة وليس عدة مرات متتالية. مثلاً يتكرر لدي خطأ في علامات الترقيم وهو وجود مسافة قبلها [ ،] وقد تتكرر أكثر من 100 مرة في الملف، فيجب علي وقتها اختيار استبدال من -الشريط الرئيسي- تحرير..

من خلال الصندوق الظاهر يمكنك استبدال كل شيء تقريباً، ليس النصوص فقط، بل الأنماط والترقيم والكثير من التنسيقات، يمكنك حذف كل المسافات الفارغة وفواصل الصفحات، يمكنك تقسيم الفقرات، يمكنها التسهيل عليك في إعداد الجداول..إلخ مما يوفر عليك وقتك.

الطرق المساعدة الإضافية

في الوورد أيضاً يوجد عدة طرق مساعدة -خاصة وإن كانت شاشتك لمسية- فعند كتابة المعادلات أو رسم الأشكال مثلاً، يمكنك الذهاب إلى تبويب رسم، وستجد الكثير من الطرق التي تسهل عليك ذلك، فالمعادلات ستكتبها بيدك وتتحول تلقائياً وبشكل أسرع، والرسومات بدلاً من اختيار أشكال ثابتة يمكنك إعداد أشكال جديدة بيدك

بالإضافة لتلك الطريقة يمكنك استخدام مواقع كتابة المعادلات وحلها، كما يمكنك استخدم طرق التفريغ النصي أو الصوتي، عن طريق برنامج الوورد أو المواقع المساعدة كالتالي: